Reprise de données ERP : méthode et points de contrôle.
Une reprise de données ERP se prépare avant de fixer la date de bascule : décider ce qui est repris, ranger, faire correspondre les champs, tester à blanc, contrôler les soldes avec vos équipes. NAJA fait ce travail sur vos données, avec votre intégrateur, qui garde la main sur son logiciel.
Parlons de votre entreprise
Un rendez-vous ou une visio avec Mehdi Berkouk. Vous repartez avec une première lecture de votre situation et les premiers leviers à activer.
Ce que nous pouvons faire pour vous
Ranger vos données
Articles, tarifs, clients : doublons fusionnés avant de déplacer.
Tester à blanc
Une reprise complète, vérifiée par vos équipes.
Contrôler la bascule
Comptages et soldes validés avant d'arrêter l'ancien outil.
En bref
- Tout ne se reprend pas : il faut distinguer ce qui doit vivre dans le nouvel ERP et ce qui reste consultable en archive.
- Nous nettoyons et préparons les données, puis nous réalisons au moins un essai à blanc complet avant la bascule.
- L'ancien ERP n'est débranché qu'une fois les chiffres validés.
L'étape que tout le monde sous-estime.
Un projet ERP passe des mois sur le choix de l'outil. La reprise arrive à la fin, souvent traitée par un export et un import. Les équipes ouvrent le nouveau logiciel, ne retrouvent pas leurs repères et retournent à leurs fichiers.
Une donnée propre et structurée, c'est un vrai actif pour l'entreprise. C'est aussi ce qui permettra ensuite de déployer des automatisations et des agents iA utiles.
Ce qui se reprend dans un ERP, et ce qu'il faut vérifier
| Donnée | Ce qui pose problème | Contrôle avant bascule |
|---|---|---|
| Articles | Doublons, références inactives, unités différentes | Nombre d'articles actifs, échantillon vérifié par le métier |
| Tarifs | Grilles hors ERP, remises en commentaire | Prix recalculé sur des commandes réelles |
| Clients et fournisseurs | Plusieurs fiches pour un même tiers | Comptage, identifiant unique, conditions de paiement |
| Stocks | Écarts entre théorique et physique | Inventaire à la date de bascule |
| Encours | Commandes et factures ouvertes | Liste rapprochée, solde validé avec le cabinet |
| Historiques | Volume, formats anciens | Période reprise décidée, archive consultable |
La méthode, de l'inventaire à la bascule
Inventorier
Ce que contient l'ancien ERP, et ce qui sert encore.
Nettoyer
Doublons et fiches inactives, avant tout déplacement.
Faire correspondre
Champ par champ, entre l'ancien et le nouveau.
Tester à blanc
Une reprise complète, vérifiée par les utilisateurs.
Basculer
À une date choisie, avec un plan de retour.
Contrôler
Comptages, soldes, échantillons, puis arrêt de l'ancien.
Qui fait quoi dans la reprise d'un ERP
L'intégrateur ou l'éditeur fournit l'outil d'import et connaît son logiciel. Vos équipes savent ce que signifient les données. Votre expert-comptable valide les soldes. Nous réalisons le tri, le nettoyage, les correspondances et les contrôles, et nous tenons le fil du projet : c'est aussi le rôle d'une assistance à maîtrise d'ouvrage.
Quand l'ancien et le nouvel ERP doivent cohabiter quelque temps, nous les relions pour que les données circulent sans ressaisie, souvent avec iakkaa, qui décrit la période de transition et propose un connecteur Business Central.
Comment cela se passe concrètement.
Une entreprise de distribution change d'ERP après de longues années sur le même outil. L'éditeur prévoit un import. En ouvrant la base, nous trouvons des articles jamais vendus, des fiches clients en plusieurs exemplaires et des remises notées en commentaire. Nous repoussons la reprise de quelques semaines pour ranger ces données, puis nous réalisons deux essais à blanc. Le jour de la bascule, les équipes retrouvent leurs tarifs et leurs clients.
Exemple type, composé à partir de situations rencontrées sur le terrain.
Pour aller plus loin
- Avant de vous lancer : faut-il vraiment changer d'ERP ?
- Le cas de la comptabilité : changer de logiciel comptable.
- La méthode générale : la reprise de données, tous logiciels confondus.
Avec votre écosystème. Votre expert-comptable, votre intégrateur et vos prestataires gardent leur rôle. Nous travaillons avec eux, du côté du dirigeant.
Du premier échange à la mise en service.
Vous nous écrivez
Rendez-vous ou visio, selon ce qui vous arrange.
Nous échangeons
Vous repartez avec une première lecture et les premiers leviers.
Nous venons voir
Une immersion d'une demi-journée à deux journées, puis un plan d'action.
Nous réalisons
Nous construisons, nous mettons en service, nous formons vos équipes.
Préparons votre reprise avant la date de bascule.
Un premier échange pour comprendre votre situation et voir comment nous pouvons vous être utiles, en rendez-vous ou en visio.
Lorsqu'un échange est engagé, nous pouvons aussi vous mettre en relation directe avec l'un de nos clients.
05 61 29 22 56
Questions fréquentes
Faut-il reprendre tout l'historique dans le nouvel ERP ?
Rarement. Les encours et une période utile suffisent souvent, le reste restant consultable en archive.
Combien d'essais à blanc prévoir ?
Au moins un complet, et un second si le premier révèle des écarts importants. Nous l'ajustons après avoir vu les données.
Quand fixer la date de bascule ?
Après le premier essai à blanc, en évitant les périodes chargées et la clôture comptable.
Notre intégrateur ne s'en charge-t-il pas ?
Il fournit l'outil et l'import. Le tri et la préparation des données restent à faire : nous nous en chargeons, avec lui.
Nous intervenons sur site à Toulouse, à Bordeaux et au Pays Basque, et à distance partout ailleurs. Mis à jour le .