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Organisation du Drive
Drives partagés par activité ou par société, arborescence commune, règles de nommage, droits par équipe.
Expertise logiciel · Google Workspace
Expert Google Workspace pour les PME du Sud-Ouest.
Gmail, Drive, Agenda, Meet, Chat : Google Workspace est souvent déjà là, mais rarement organisé. NAJA structure votre espace de travail pour que chacun retrouve ses documents et que rien ne se perde quand un collaborateur part.
Ce que nous voyons sur le terrain
Le problème est rarement l'outil.
Dans beaucoup d'entreprises, chaque salarié a son propre Drive. Les documents importants sont partagés « avec un lien », dans des dossiers qui portent le nom de leur auteur. Le jour où cette personne quitte l'entreprise, on découvre que les fichiers partent avec son compte.
Bien utilisé, Workspace devient la mémoire de l'entreprise : des Drives partagés par activité, des droits clairs, des noms de fichiers que tout le monde comprend, des boîtes mail rangées.
Signaux fréquents
- personne ne sait où se trouve la dernière version d'un document
- les fichiers clients sont dans des Drives personnels
- la boîte mail du dirigeant déborde
- l'arrivée d'un nouveau salarié prend une journée de configuration
Ce que nous activons
Notre intervention sur Google Workspace.
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Messagerie et agenda
Libellés, filtres, signatures, agendas partagés, adresses de groupe.
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Arrivées et départs
Checklist d'accueil d'un collaborateur, récupération des données au départ.
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Migration
Passage depuis un autre outil ou depuis des serveurs locaux, sans perdre l'historique.
Méthode
Comprendre, clarifier, structurer, activer.
Comprendre
Comment vous utilisez Google Workspace aujourd'hui, et ce que vous en attendez.
Clarifier
Ce qui manque, ce qui est en trop, ce qui doit être relié à vos autres outils.
Structurer
Paramétrage, reprise des données, règles communes.
Activer
Formation des équipes et suivi jusqu'à ce que l'outil soit vraiment utilisé.
Plusieurs outils
Google Workspace fonctionne rarement seul.
Google Workspace est le point de départ de beaucoup d'autres outils : la comptabilité dans Pennylane, la gestion dans Axonaut ou Sellsy. Nous organisons aussi vos accès et vos sauvegardes et nous aidons à fiabiliser et améliorer vos fichiers Excel ou Sheets.
Quand Google Workspace doit échanger avec vos autres logiciels, nous utilisons souvent la plateforme iakkaa : voir le connecteur Google Workspace d'iakkaa, puis les automatisations et l'agent iA qui travaillent sur ces données.
Changer d'outil
Vous passez à Google Workspace ou vous changez d'outil ?
Le moment le plus risqué d'un changement de logiciel, c'est la reprise des données. Voir notre expertise en reprise de données. Vous hésitez encore entre plusieurs outils ? Voir comment choisir son logiciel de gestion. Et pour la réforme en cours, la facture électronique.
Voir aussi : relier Google Workspace à votre CRM.
Voir aussi : Google Workspace ou Microsoft 365.
Les autres outils que nous maîtrisons
iakkaa
Pennylane
Graneet
Sellsy
Axonaut
Finthesis
Questions fréquentes
Non. Vous gardez votre abonnement en direct chez Google. Nous intervenons sur l'organisation et l'usage.
Oui. On les reclasse dans la nouvelle organisation, on ne jette rien sans votre accord.
Les deux fonctionnent. Si vous êtes déjà sur l'un, on ne vous fera pas changer sans raison sérieuse.
Prendre rendez-vous
Un premier échange pour identifier vos bons leviers.
Vous souhaitez structurer votre organisation, améliorer votre fonctionnement ou intégrer concrètement l'intelligence artificielle dans votre entreprise ?
Échangeons sur votre situation, vos enjeux et vos objectifs. Lors de ce premier échange, nous vous aidons à prendre du recul et à identifier les premiers leviers qui peuvent accélérer votre développement.
Premier échange pour comprendre votre situation
Toulouse, Occitanie & visio