Automatisation des processus : par où commencer en PME.
Pour démarrer l'automatisation des processus en PME, nous prenons un seul circuit répétitif et mesurable, nous activons ce que vos logiciels savent déjà faire, puis nous relions et automatisons le reste. NAJA fait ce choix avec vos équipes, et réalise l'automatisation jusqu'à sa mise en service.
Parlons de votre entreprise
Un rendez-vous ou une visio avec Mehdi Berkouk. Vous repartez avec une première lecture de votre situation et les premiers leviers à activer.
Ce que nous pouvons faire pour vous
Choisir le premier processus
Répétitif, mesurable, utile aux équipes.
Préparer le terrain
Logiciels reliés, données rangées.
Automatiser et mettre en service
Puis élargir aux circuits suivants.
En bref
- Le bon premier processus est répétitif, mesurable et sans grande exception.
- Beaucoup de fonctions existent déjà dans vos logiciels, sans être activées : nous les paramétrons.
- L'humain garde la validation sur ce qui engage l'entreprise.
Connecter, ranger, puis automatiser.
Tout le monde veut de l'iA tout de suite. Mais un automatisme branché sur des données en désordre fait des erreurs, plus vite. Il faut d'abord connecter les logiciels, puis ranger la chambre. Dans cet ordre, parce que dans l'autre sens ça ne tient pas.
Une fois que tout est à plat, nous pouvons automatiser un maximum de tâches sans casser le fonctionnement actuel.
Quel processus automatiser en premier
| Critère | Bon candidat | À laisser pour plus tard |
|---|---|---|
| Fréquence | Tous les jours ou toutes les semaines | Quelques fois par an |
| Règles | Écrites, peu d'exceptions | Chaque cas se décide au jugement |
| Données | Présentes dans un logiciel, plutôt propres | Dispersées, en double |
| Conséquence d'une erreur | Faible et rattrapable | Engage un montant ou un contrat important |
| Mesure | Temps ou volume faciles à compter | Gain impossible à observer |
Comment nous réalisons une automatisation
Choisir
Un circuit, avec ceux qui le vivent.
Mesurer
Le temps et les erreurs, sur un mois réel.
Activer
Ce que les logiciels font déjà.
Ranger
Doublons et données de référence.
Relier
Les outils qui doivent échanger.
Automatiser
Mise en service, contrôle, puis élargissement.
Ce que vos logiciels font déjà, et ce que nous construisons
Beaucoup d'outils savent envoyer une relance, transformer un devis en facture ou récupérer un relevé bancaire. Nous commençons par paramétrer ces fonctions. Ce qui reste à automatiser se situe entre les logiciels : une information qui passe de l'un à l'autre par copier-coller.
Nous réalisons alors les connexions : un connecteur natif, une API ou une plateforme. Nous utilisons souvent iakkaa, avec ses automatisations et son connecteur pour tableurs. Le choix se fait selon vos logiciels et le volume à traiter.
Des processus souvent automatisés en premier
- Les relances de devis et de factures.
- La double saisie d'une fiche client ou d'une commande entre deux logiciels.
- La consolidation de fichiers reçus de plusieurs sources.
- Le reporting hebdomadaire reconstruit à la main.
Et l'iA dans tout cela ?
Une règle écrite suffit dans la plupart des cas : si tel événement arrive, faire telle action. L'iA devient utile quand l'information n'est pas structurée, par exemple pour lire un mail ou un document, et préparer le travail d'une personne qui valide. Notre page par où commencer avec l'iA détaille cette étape. Pour le cas toulousain, voyez automatiser ses processus métier à Toulouse. L'ensemble de ce que nous réalisons figure sur notre page agence iA.
Comment cela se passe concrètement.
Dans une entreprise de l'environnement, le CRM crée un client, le client donne un contrat, le contrat une tournée, la tournée une facture. Tout cela se faisait à la main dans quatre logiciels. Nous construisons un outil qui fait parler ces logiciels entre eux, pour que l'équipe contrôle au lieu de ressaisir.
Cas réel, présenté sans citer le client.
Avec votre écosystème. Votre expert-comptable, votre intégrateur et vos prestataires gardent leur rôle. Nous travaillons avec eux, du côté du dirigeant.
Du premier échange à la mise en service.
Vous nous écrivez
Rendez-vous ou visio, selon ce qui vous arrange.
Nous échangeons
Vous repartez avec une première lecture et les premiers leviers.
Nous venons voir
Une immersion d'une demi-journée à deux journées, puis un plan d'action.
Nous réalisons
Nous construisons, nous mettons en service, nous formons vos équipes.
Choisissons ensemble votre premier processus.
Un premier échange pour comprendre votre situation et voir comment nous pouvons vous être utiles, en rendez-vous ou en visio.
Lorsqu'un échange est engagé, nous pouvons aussi vous mettre en relation directe avec l'un de nos clients.
05 61 29 22 56
Questions fréquentes
Faut-il changer de logiciels pour automatiser ?
Non, dans la plupart des cas. Nous automatisons autour de ce que vous avez.
Combien de temps faut-il pour une première automatisation ?
Cela dépend de l'état des données. Nous le fixons après avoir suivi le circuit avec vos équipes.
Que deviennent les personnes qui faisaient ces tâches ?
Elles se concentrent sur les cas qui demandent un jugement. Nous les associons dès le choix du processus.
Qui maintient l'automatisation ?
Nous la suivons après la mise en service, et nous ajustons quand un logiciel ou une règle change.
Nous intervenons sur site à Toulouse, à Bordeaux et au Pays Basque, et à distance partout ailleurs. Mis à jour le .